Große Dateien per Mail versenden: So geht’s

Egal ob in der Industrie, im Handel oder im wissenschaftlichen Betrieb – überall, wo große Datenmengen, umfassende Produktkataloge oder detaillierte Planungsmodelle vorliegen, erreichen Dateien schnell eine Größe im Gigabyte-Bereich. Wenn diese dann noch an Geschäftspartner oder Kunden geschickt werden müssen, stellt sich schnell die Frage nach einfachen Übertragungsmöglichkeiten, die dennoch hohe Sicherheitsstandards einhalten. Der sicherlich leichteste Weg ist der Versand per E-Mail. Doch geht das bei Dateien dieser Größenordnung überhaupt?

Es ist kein einfaches Los, das Herr Jablonski gezogen hat. Im Vertrieb seines Unternehmens ist er dafür zuständig, dass Großhändler stets über die aktuellsten Produktinformationen aus dem großen Portfolio der Schrauben & Mehr OHG verfügen. Seine Partner setzen, wie die Schrauben & Mehr OHG auch, auf das standardisierte Format BMEcat. Der ordnungsgemäß nach Standard geführte Produktkatalog wird jährlich erweitert und ist mittlerweile auf eine stattliche Größe angewachsen, sodass auch die dazugehörige XML-Datei schon größer als ein Gigabyte geworden ist.

 

Herr Jablonski steht nun vor einem Problem: Er muss nicht nur einen Weg finden, eine Datei dieser Größenordnung regelmäßig aktualisiert an die Handelspartner zu versenden, sondern muss auch zwingend darauf achten, dass die Datei nicht in falsche Hände gerät. Schließlich enthält der Katalog auch schon Informationen zu Produkten, die offiziell noch nicht angekündigt wurden. Das Versenden über Dienste wie Dropbox oder WeTransfer ist ihm daher zu riskant. Bleibt Herr Jablonski nichts anderes übrig, als mit dem USB-Stick in der Hand zu jedem Partner einzeln zu fahren, um die Katalogdaten sicher zu überbringen? Glücklicherweise nicht, denn an die einfachste und gleichzeitig sicherste Methode hat er noch gar nicht gedacht – die gute, alte E-Mail.

So versenden Sie große Dateien per Mail

Die Vorteile dieser Methode liegen auf der Hand: Zunächst einmal sind E-Mails ein derart essenzieller Bestandteil unserer Arbeitswelt geworden, dass wirklich jeder damit umgehen kann, ohne noch einmal neue Tools erlernen zu müssen – sogar unser Herr Jablonski. Die Bedienung des Mailprogramms geht einfach von der Hand. Der Versand großer Dateien fügt sich also ganz nahtlos in bestehende Workflows ein. Außerdem kennen Herr Jablonksis Ansprechpartner dessen E-Mail-Adresse und vertrauen daher der Quelle, wenn er die umfangreichen Katalogdateien versendet.

 

Doch wie gelingt der Versand großer Dateien per E-Mail, schließlich gibt es doch so etwas wie Dateigrößenlimits? Das stimmt zwar, aber mithilfe eines einfach zu handhabenden, jedoch mächtigen Tools ist das gar kein Problem – der epiKshare Suite. epiKshare kann ganz einfach als Microsoft-Outlook-Plugin installiert werden und somit direkt in dem beliebten Mail-Client genutzt werden. Anschließend können auch große Dateien ganz einfach per Drag & Drop einer Mail hinzugefügt werden, um diese anschließend zu versenden. Der Clou dabei: hierbei werden die Dateien nicht als Anhang versendet, sondern per automatisch generierten Link in die unternehmenseigene ownCloud.

Wie sicher ist der Versand großer Dateien per Mail?

Das bringt gleich mehrere Vorteile mit sich: Zunächst einmal sind die Anhänge nicht sofort im Gesamten kompromittiert, falls die E-Mail in falsche Hände gerät, da die Dateien selbst die ganze Zeit in der ownCloud der Schrauben & Mehr OHG verbleiben. Zudem behält unser Herr Jablonski auch nach dem Versand der Mail die volle Kontrolle über seine BMEcat-Dateien. Seine Sharing-Links kann er auch im Nachhinein deaktivieren, wenn Ungereimtheiten im E-Mail-Verkehr auftreten. Auch, wenn er in einem Moment der Unachtsamkeit einem falschen Partner eine Zugriffsfreigabe erteilt hat, kann er diese ganz einfach wieder zurückziehen. Wenn er große Dateien per Mail versendet, kann er diese mit epiKshare weiterhin auch noch mit einem Passwortschutz versehen – dies wäre bei Anhängen so nicht standardmäßig möglich. Mit epiKshare müssen Dateien übrigens nicht zuerst in der Cloud abliegen. Auch lokal abgespeicherte Dateien lassen sich mit wenigen Klicks teilen. Den Upload in die eigene ownCloud übernimmt epiKshare von ganz allein.

 

Die epiKshare-Suite bietet Nutzern zusätzlich noch die Möglichkeit, ihre Mailanhänge per Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2EE) zu schützen. Das erhöht die Datensicherheit noch einmal deutlich, denn sie stellt sicher, dass die Dateien wirklich nur vom vorgesehenen Empfänger geöffnet werden können. Selbst, wenn einer von Herrn Jablonskis Mitbewerbern seine Mail heimlich abfängt, wird er trotzdem keinerlei Infos über die neue Fräsermodellreihe der Schrauben & Mehr OHG auslesen können – Jablonski kann also beruhigt in den Feierabend gehen.

Mit epiKshare versenden Sie Dateien jeder Größe einfach per Mail

Dateien ganz einfach und sicher teilen zu können, ist seit jeher der Grundgedanke der epiKshare Suite. Wir geben Ihnen alle Tools an die Hand die sie brauchen, um auch große Dateien problemlos direkt aus Microsoft Outlook heraus über ihre ownCloud zu versenden. Damit sich an Ihrem Workflow nichts ändert, haben wir die epiKshare-Suite besonders einfach in der Handhabung entwickelt. Falls Sie mal einen Anhang vergessen oder fehlerhaft versendet haben, ist das auch kein Problem: Sie können einmal versandte Anhänge auch jederzeit nachträglich bearbeiten und auch einmal erteilte Freigaben jederzeit wieder zurückziehen. So behalten Sie jederzeit die volle Kontrolle darüber, wer welche Dateien einsehen und herunterladen kann. Darüber hinaus ist das Teilen von Daten mit epiKshare besonders sicher: Geteilte Anhänge sind ausschließlich für Personen einsehbar, die über die nötigen Anmeldedaten verfügen. Zusätzlich zum SSL-verschlüsselten Versand sind alle Ihre Daten Ende-zu-Ende-verschlüsselt.

 

Lassen Sie sich nicht mehr von künstlichen Dateigrößenlimits einschränken und gehen Sie bei der Sicherheit keine faulen Kompromisse ein. Fordern Sie gleich Ihre kostenlose epiKshare-Testversion an und starten Sie noch heute mit dem Versand großer Dateien per E-Mail. Mehr Informationen zum Mailsharing mit epiKshare finden Sie unter https://www.epikshare.com/epikware/epikshare-outlook-plugin/.

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