Filesharing richtig gemacht: So steuern Sie die sichere und flexible Weitergabe Ihrer Dateien

Das Teilen von Daten über das Internet ist für viele ein zweischneidiges Schwert. Einerseits sorgt die Möglichkeit, innerhalb von Sekundenschnelle wichtige Dokumente seinen Kunden, Geschäftspartnern oder Kollegen zur Verfügung stellen zu können, für erhebliche Zeit- und Kostenersparnis. Andererseits birgt der Versand von Daten über das Internet auch immer gewisse Sicherheitsrisiken. Wie der Datenversand sicher bleibt und dabei trotzdem maximale Flexibilität bietet, klären wir im Blog.

Sichere Prozesse sind das A und O

Wichtiger als sämtliche technischen Ansätze ist ein tief verankertes Bewusstsein für den verantwortungsvollen Umgang mit Daten im Unternehmen. Arbeitsprozesse sollten so weit wie möglich auf maximale Sicherheit ausgelegt sein und Mitarbeiter für sicheres Datenhandling geschult sein. Die Herausforderung dabei: Greifen die Sicherheitsbestimmungen allzu stark in den Workflow ein und erschweren es den Usern zu sehr, Daten mit den notwendigen Personen zu teilen, erhöht das die Widerstände gegenüber einer Unternehmenslösung. Dies führt im schlimmsten Fall zu Ausweichbewegungen und der Entstehung von Schatten-IT im Unternehmen, die noch schwerer zu kontrollieren ist. Daher sollten Administratoren immer bestrebt sein, eine sinnvolle Balance zwischen notwendigen Maßnahmen und effizienten Workflows zu finden.

Datenverschlüsselung

Wie kann das gelingen? Schritt eins: Datenverschlüsselung. Dies erhöht die Sicherheit enorm. Je nach Art und Weise der Verschlüsselung lässt sich das Risiko eines unbefugten Zugriffs von Außen bereits stark reduzieren. Die Verwendung von TLS für E-Mail bzw. SSL beim Filesharing über den Browser sollte daher absoluter Standard im Unternehmen sein. Wer jedoch noch einen Schritt weiter gehen will, setzt beim Versenden von Daten auf echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2EE). Anders als bei TLS oder SSL werden sämtliche geteilten Dateien so nämlich tatsächlich erst beim vorgesehenen Empfänger entschlüsselt. Mit Lösungen wie der epiKshare-Suite ist die Verwendung von E2EE für den Mailversand zudem bequem und einfach, sodass die Workflows innerhalb des Unternehmens nicht unnötig verkompliziert werden.

Mehr dazu, was genau E2EE leisten kann und was nicht, erfahren Sie hier.

Links statt Anhänge

Schritt zwei: Links statt Anhänge versenden. Gerade im Unternehmenskontext verlassen sich viele noch auf den Versand von Dateien per E-Mail-Anhang. Das ist jedoch in mehrerlei Hinsicht problematisch: zum einen sind Anhänge nach wie vor der wichtigste Angriffsvektor für Cyberkriminelle und deshalb auch bereits in vielen Organisationen aus Sicherheitsgründen gar nicht mehr zugelassen. Zum anderen sind die Anhänge sofort im Gesamten kompromittiert, wenn die E-Mail in falsche Hände gerät.
Dateianhänge sind nicht nur an Dateigrößenlimits gebunden, sondern stellen auch ein Sicherheitsrisiko dar. Besser ist es, Links zur eigenen Firmen-Cloud zu teilen.
Die sichere Alternative ist es, Dateien über Links zu ihrer Firmen-Cloud zu versenden. Wenn Unternehmen ihre Cloud zudem mit ihrem eigenen Corporate Design versehen – wie z.B. bei ownCloud möglich – erhöht dies stark das Vertrauen der Empfänger in die Legitimität der Anhänge. Zudem behalten Organisationen auch nach dem Versand der Mail die volle Kontrolle über geteilte Daten. Sharing-Links lassen sich im Nachhinein deaktivieren, wenn Ungereimtheiten im E-Mail-Verkehr auftreten. Dateien, die per Link geteilt werden, lassen sich weiterhin mit einem Passwortschutz versehen – ein zusätzliches Security Layer, dass bei Anhängen so nicht standardmäßig möglich ist. Zudem bleiben so sämtliche Sicherheitsmechanismen der Cloud auch beim Teilen der Dateien aktiv. Und ganz nebenbei lassen sich somit auch Dateigrößenlimits und problematische Filter für E-Mail-Anhänge umgehen. Mit epiKshare müssen Dateien übrigens nicht zuerst in der Cloud abliegen. Auch lokal abgespeicherte Dateien lassen sich mit wenigen Klicks teilen. Den Upload in die eigene ownCloud übernimmt epiKshare von ganz allein.

Zeitlich begrenzter Zugriff

Schritt drei: Den Zugriff auf geteilte Dateien zeitlich zu begrenzen, ist eine weitere Möglichkeit, Sicherheitsrisiken beim Filesharing zu vermeiden. Hier zeigt sich ein weiterer wichtiger Vorteil des Teilens per Link: Unternehmen können so bereits vorab einen Zeitpunkt festlegen, nach deren Ablauf der Empfänger der geteilten Daten nicht länger auf diese zugreifen kann. Das reduziert erheblich den Nachsorgeaufwand, da einmal geteilte Dateien ganz automatisch nach Ablauf einer bestimmten Zeitspanne die Gültigkeit verlieren und nicht händisch unzugänglich gemacht werden müssen.

Sicheres & flexibles Filesharing mit epiKshare

Dateien ganz einfach und sicher teilen zu können, ist seit jeher der Grundgedanke der epiKshare Suite. Die Lösung gibt Ihnen sämtliche Werkzeuge an die Hand, um Daten direkt aus Outlook heraus über ihre ownCloud zu versenden. Die Handhabung ist besonders leicht und fügt sich nahtlos in bestehende Workflows ein. Zudem können Sie einmal versandte Anhänge auch jederzeit nachträglich bearbeiten, indem Sie Dateien entfernen oder hinzufügen. Das macht den Versand vieler nachträglicher E-Mails obsolet, falls Sie beispielsweise ein Dokument im Anhang vergessen haben. Darüber hinaus ist das Teilen von Daten mit epiKshare besonders sicher: Geteilte Anhänge sind ausschließlich für Personen einsehbar, die über die nötigen Anmeldedaten verfügen. Zusätzlich zum SSL-verschlüsselten Versand sind alle Ihre Daten Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Außerdem können Sie bei Bedarf sämtliche Anhänge mit einer Gültigkeitsbeschränkung versehen und so den Zugriff zeitlich begrenzen.
Fordern Sie gleich Ihre kostenlose Testversion an oder finden Sie mehr Informationen zum Mailsharing mit epiKshare finden Sie unter https://www.epikshare.com/epikware/epikshare-outlook-plugin/

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